Teams, Slack, mail, intranet. In veel organisaties is het landschap voor interne communicatietools onoverzichtelijk. Dat kost tijd, energie en focus. In dit artikel lees je waarom een doordachte kanalenstrategie onmisbaar is en hoe je die samen met de organisatie ontwikkelt.
‘Had ik dat document in Teams moeten zoeken?’
‘We hebben een belangrijk bericht. Zullen we het per mail, via Teams en op het intranet delen?’
‘Ik weet dat ik dat protocol ergens heb gezien, maar waar?’
Herkenbaar? Voor veel organisaties wel. De manier waarop we informatie verspreiden via digitale platformen zorgt steeds vaker voor verwarring. Gelukkig is daar iets aan te doen: met een doordachte kanalenstrategie voor je interne communicatie.
Wat is een kanalenstrategie?
Een kanalenstrategie voor interne communicatie brengt in kaart welke tools medewerkers gebruiken en welke informatie zij nodig hebben om hun werk goed te doen. Zo wordt duidelijk welke informatie waar thuishoort en ontstaat meer grip, focus en effectiviteit in het dagelijks werk.
Een goede kanalenstrategie is altijd gekoppeld aan de organisatiedoelstellingen: de koers van de organisatie stuurt de inrichting en het gebruik van digitale kanalen.
Het is daarom cruciaal om bij het opstellen van een kanalenstrategie te starten bij de organisatiedoelstellingen en niet alleen bij communicatiedoelen. Dit vergroot het draagvlak, ook bij het hoger management.
Waarom een kanalenstrategie?
Het landschap van interne communicatietools is de laatste twintig jaar een stuk groter geworden. Naast e-mail en intranet zijn er chats, Teams-kanalen, serviceportalen, documentmanagementsystemen, narrowcasting en meer.
Die wildgroei kent een aantal oorzaken:
- Democratisering van IT – ook buiten de IT-afdeling is het eenvoudig om tools in te richten en te gebruiken
- Functionele overlap – steeds meer platformen bieden vergelijkbare functies
- Tech push – nieuwe tools worden uitgerold omdat het kan (of moest, zoals tijdens COVID)
- Shadow IT – niet-officiële tools worden gebruikt omdat ze sneller of handiger zijn
Deze wildgroei laat zich niet temmen met incidentele afspraken. Alleen een strategische, organisatiebrede aanpak brengt overzicht.
Hoe bepaal je een kanalenstrategie – en met wie?
Een kanalenstrategie ontwikkel je samen met de organisatie. Alleen dan wordt de strategie omarmd en toegepast. Denk vooraf goed na over wie je betrekt, hoe je stakeholders meeneemt en hoe je toetst of de strategie echt wordt gedragen.
Het initiatief kan uit verschillende hoeken komen, maar in de praktijk blijken communicatie en HR vaak geschikte trekkers. Wel geldt: elke afdeling heeft blinde vlekken. Werk daarom met een multidisciplinaire, afdelingsoverstijgende groep.
De strategie bepaal je in vier stappen:
1. Inventariseren en analyseren
- Wat zijn de organisatiedoelstellingen?
- Hoe ziet het huidige kanalenlandschap eruit?
- Welke ontwikkelingen zijn gepland?
- Op welke apparaten worden kanalen gebruikt?
- Betreft het alleen digitale of ook offline kanalen?
2. Verdiepen en vormgeven
- Hoe werken mensen in de praktijk?
- Welke informatie en applicaties hebben zij nodig?
- Welke informatie is cruciaal voor het behalen van doelen?
- Hoe is functionaliteit verdeeld over kanalen?
- Hoe ervaren medewerkers de huidige informatievoorziening?
3. Toetsen en omarmen
- Hoe ziet de gewenste toekomstige kanalenstrategie eruit?
- Welke stappen zijn nodig om daar te komen?
- Wat is de planning?
4. Samenbrengen en verder brengen
- Formeel akkoord op de strategie
- Concrete vervolgstappen bepalen (met focus op adoptie)
- Afspraken maken over meten en bijsturen
Voorbeelden uit de praktijk
Een zorgorganisatie ontdekte dat veel medewerkers onderweg werken en vooral mobiele toegang nodig hebben tot informatie. Het intranet werd nauwelijks gebruikt vanwege tijdgebrek. De oplossing: het intranet, patiëntendossier en protocollenplatform dichter bij elkaar brengen en volledig mobiel toegankelijk maken.
Een groot farmaceutisch bedrijf zag dat teams elk hun eigen manier van samenwerken hadden ontwikkeld. Kennis was hierdoor nauwelijks herbruikbaar. Door duidelijke afspraken te maken over welk type informatie in welk kanaal thuishoort – en documentbeheer ‘by design’ in te richten – werd kennisdeling structureel verbeterd.
Wat levert een kanalenstrategie op?
Een goede kanalenstrategie zorgt onder andere voor:
- Hogere productiviteit: medewerkers weten waar ze informatie vinden en delen
- Meer focus: kanalen en informatie worden doelgericht ingezet
- Betere inrichting van de digitale werkplek: qua ontwerp, functionaliteit en technologie
- Verbeterde digitale vaardigheden: vooral voor nieuwe collega’s
Blijven sturen is essentieel
Een kanalenstrategie is nooit af. Organisaties veranderen, net als technologie. Daarom is het belangrijk dat de strategie een duidelijke eigenaar heeft en regelmatig wordt geëvalueerd.
Stel jezelf – en je collega’s – periodiek de vraag: werkt dit nog? Zijn er nieuwe kanalen bijgekomen? Is de organisatiestrategie gewijzigd? Dat zijn vaak de triggers voor verbetering.
——
Over de auteur
Samuel Driessen is directeur van Sunny Hills. Hij ondersteunt organisaties bij strategische en duurzame interne en externe digitale transformatie. Hij werkte onder andere voor Océ/Canon en Teva Pharmaceuticals en adviseert organisaties zoals de gemeente Den Haag, CRV, RIVM, Genmab, KNAW, NAVO, Barco en BNP Paribas.
——
Op=op
100 euro korting naar het Congres Interne Digitale Communicatie
Hoe krijg je weer grip op het oerwoud aan interne communicatietools in jouw organisatie? Op het Congres Interne Digitale Communicatie op 7 april 2026 verzorgt Samuel Driessen een workshop over kanalenstrategie. Logeion-leden profiteren van 100 euro korting bij dit event.
- Slechts € 395 (excl. btw) i.p.v. € 495
- Alleen geldig voor de eerste 10 mensen die zich aanmelden naar aanleiding van dit artikel
- Neem gratis een collega mee
- Vul op de website bij ‘kortingscode’ in: Logeion 2026 plus je lidmaatschapsnummer
- Na je aanmelding ontvang je een bevestiging van je inschrijving en de kosten.
——
Beeld: gemaakt met hulp van AI
